Un élément indispensable à l’IPBW
Quelles sont les missions principales du service accueil de l’IPBW ?
Les missions du service sont variées et essentielles pour assurer un bon fonctionnement de la société.
Il incarne le premier contact entre notre société, ses visiteurs et ses partenaires.
Il accueille, écoute, oriente et informe le public sur place ou par téléphone.
Il peut remettre des documents de référence aux visiteurs (formulaires, feuillets d’informations…)
Il gère le standard téléphonique, transfère les appels aux services concernés et prends les messages.
Il assure l’envoie des courriers, et réceptionne les courriers entrants.
Il peut être amené à gérer des tâches administratives de base comme une signature de contrat de bail.
Pour des demandes spécifiques, le service oriente les visiteurs vers des agents administratifs ou techniques selon le type demande.
L’IPBW a fait le choix de recevoir ses visiteurs sur rendez-vous. Pourquoi ?
Ce choix comporte plusieurs avantages tant pour la société que pour les visiteurs :
– Les attentes sont réduites dans les locaux de l’entreprise. On ne doit pas attendre son tour ;
– Les rendez-vous se passent dans une certaine « tranquillité » d’esprit. La nature de la visite étant parfois identifiée préalablement, la réponse pourra d’autant plus inclure des informations précises et un meilleur suivi de dossier ;
– La confidentialité est respectée.En d’autres mots, la prise de rendez-vous permet une qualité d’échanges supérieure ce qui permet de contribuer à plus d’efficacité, de convivialité et de discrétion.
Le personnel de l’accueil essaye autant que possible :
– De mettre le visiteur en confiance en répondant à ses questions ;
– D’assurer simultanément plusieurs tâches, comme la réception des appels et l’accueil des visiteurs ;
– De placer une dynamique possible dans ses échanges en faisant parfois preuve de patience, de diplomatie et d’empathie.
Rappel des horaires de bureaux
Horaires
Par téléphone :
du lundi au vendredi : 8h30 –> 12h et de 13h00 à 17h00
Fermé le vendredi après-midi
En nos bureaux :
uniquement sur rendez-vous au 010/61 41 51